La Vicerrectoría de Investigación y Extensión – VIE informa a todos los directores de proyectos de investigación y personal de apoyo que, es necesario dar cumplimiento y legalizar los compromisos generados en la vigencia 2022 relacionados con el desarrollo de cada uno de los proyectos. Lo anterior, debido a la necesidad de realizar la programación de pagos correspondientes a las obligaciones adquiridas.
Este proceso exige una planeación eficiente de la gestión, con el fin de cumplir oportunamente con los compromisos y obligaciones que se han establecido con cargo a los proyectos de investigación con los servidores, proveedores, contratistas y demás beneficiarios institucionales.
Por lo anterior, la VIE presenta la programación de cierre de vigencia para que sea implementada en la planeación de las actividades, de tal forma que se puedan minimizar los inconvenientes y situaciones extraordinarias que dificulten el cumplimiento de los compromisos contractuales en las fechas estipuladas para la rendición de cuentas en la presentación de informes a los entes de control y en la consolidación de los estados financieros.
PROGRAMACIÓN DE CIERRE VIGENCIA 2022
| Noviembre 4 | Fecha límite para solicitar importaciones (operaciones de pago en moneda extranjera) a través del SIVIE. |
| Noviembre 8 | Fecha límite para solicitar compras, órdenes de prestación de servicios, órdenes de trabajo, órdenes de pago manual a través del SIVIE. |
| Noviembre 9 | Último día para solicitar adiciones, traslados de rubros (créditos y contracréditos) de los centros de costo de los proyectos de investigación. |
| Noviembre 26 | Último día para autorizar el pago en el SIVIE de las cuentas registradas y enviar las facturas de las cuentas por pagar en el 2022, correspondientes a los bienes y servicios recibidos con respectivos soportes. Las cuentas que presenten inconsistencias se devolverán al encargado, con el ánimo de ser corregidas y enviadas al siguiente día hábil. Las cuentas que se entreguen para pago después del 26 de noviembre, se tramitaran, pero se asegura que puedan ser pagadas en el año 2022. |
Requisito para generar factura:
Los directores de proyectos de investigación deben recibir a satisfacción los bienes y servicios adquiridos antes de solicitar a los proveedores que expidan la factura. Es necesario tener en cuenta que en el caso de la adquisición de bienes y servicios al recibir la factura y realizar el registro en el sistema de información financiero de la Universidad se da fe de recibido del elemento y éste queda registrado en el inventario del director de proyecto, según el documento entrada/salida de almacén que firma el director.
Una vez se reciban los bienes y servicios a satisfacción, el director del Proyecto debe dar trámite de pago a las Facturas, las cuales deben ser elaboradas y entregadas antes del 26 de noviembre de 2022.
Revisión compromisos generados a la fecha:
Se recomienda a directores de proyectos de investigación iniciar a partir de la fecha el proceso de revisión del estado de los compromisos suscritos a cada uno de los proyectos de investigación con el fin de dar trámite de pago y legalización oportuna a las que haya lugar.
Principio de anualidad:
Por ningún motivo deben quedar en los proyectos, cuentas u obligaciones por pagar, relacionados con la adquisición de bienes y servicios recibidos en el año 2022. Conviene recordar que en el próximo año no se pueden ejecutar cuentas de vigencias anteriores.
Los gastos que se programen y autoricen se deben ejecutar en su totalidad en el transcurso de la vigencia, de manera que a 31 de diciembre de 2022 no existan bienes o servicios pendientes de recibir. (Estatuto Presupuestal).
Con el fin de prestar un buen servicio y evitar contratiempos de última hora, la Vicerrectoría de Investigación y Extensión agradece su colaboración en el trámite oportuno de los compromisos de la presente vigencia, de conformidad con la programación de cierre, y reitera su disposición para atender inquietudes o consultas relacionadas con esta programación.