De: Rectoría
Para: Ordenadores del gasto
Asunto: Solicitud de autorización modalidad contratación directa bajo el lineamiento institucional sobre ordenación del gasto en etapa preelectoral
Fecha: 10 de julio de 2023
Atentamente me permito informar a los ordenadores del gasto la forma como se debe realizar el proceso para tramitar las solicitudes de autorización de compra de bienes y servicios bajo la modalidad de contratación directa, en cumplimiento del lineamiento institucional contenido en la Circular n.° 01 del 08 de junio de 2023.
- Antecedentes
Recordar que, mediante Circular n.° 01 del 08 de junio de 2023, se comunicó a los ordenadores del gasto que a partir del 28 de junio de 2023 y hasta el 29 de octubre de 2023, se restringe el uso de la modalidad de contratación directa, indicando excepciones precisas a la citada restricción[1], razón por la cual, a más tardar el día viernes 23 de junio de 2023, los contratos que se celebraran bajo esta modalidad debían quedar perfeccionados.
A partir del 24 de junio de 2023 se incluyen restricciones al sistema de información financiero que limitan la generación de órdenes (prestación de servicios, compra, trabajo, suministro, etc), en cumplimiento del lineamiento al que se hace referencia.
De manera adicional, y con el propósito de habilitar el sistema de información financiero en lo correspondiente a la generación de órdenes y registros contractuales, a partir de lo dispuesto en la presente circular, los Certificados de Disponibilidad Presupuestal expedidos a 30 de junio de 2023 y que no estuvieran comprometidos en un contrato o convocatoria, fueron descertificados, incluido allí los saldos de certificados no comprometidos previamente expedidos.
Es importante aclarar que, los Certificados de Disponibilidad Presupuestal asociados a gastos de nómina no fueron descertificados.
- Trámite de solicitud de autorización compra de bienes y servicios modalidad de contratación directa
A partir de la fecha de la presente circular, los ordenadores del gasto que requieran de un bien o servicio bajo la modalidad de contratación directa, por corresponder a una de las excepciones enlistadas en la circular n.° 01 del 08 de junio de 2023, incluidos allí los casos que correspondan a necesidades de bienes y servicios sobreviniente al lineamiento institucional que restringe la modalidad de contratación directa, es decir, identificadas con posterioridad al 28 de junio de 2023 y que no da espera a un proceso de convocatoria pública o abreviada, según corresponda, requieren autorización del Rector y deberán atender al siguiente trámite:
- Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal-CDP ante la Sección de Presupuesto de la División Financiera
En la etapa de planeación contractual, la unidad gestora u ordenador del gasto deberá solicitar a la Sección de Presupuesto la emisión del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, indicando el objeto del contrato en el campo de observaciones con el propósito de identificar que el bien o servicio a adquirir corresponde a una de las excepciones contenidas en la Circular n.° 01 del 08 de junio de 2023. Ejemplo: Contratación de profesor para un programa de posgrado, curso de extensión o una adquisición por importación.
Para los casos que correspondan a necesidades sobrevinientes al 28 de junio de 2023, deberán precisar dicha circunstancia en el campo de observaciones del módulo del sistema (una breve descripción del asunto), señalando la razón por la cual el requerimiento de contratación no da espera a un proceso de convocatoria pública, precisando en todo caso que deberá corresponder la modalidad de contratación directa a una de las causales previstas en la reglamentación institucional.
La Sección de Presupuesto consultará a la Rectoría las referidas solicitudes y en caso de ser autorizadas se expide el respectivo CDP.
- Expedición de Certificado de Disponibilidad Presupuestal-CDP
En el evento que se corrobore que el bien o el servicio a adquirir corresponde una de las excepciones al lineamiento institucional de restricción de modalidad de contratación directa, incluido allí los casos que autorice la Rectoría, la Sección de Presupuesto emitirá el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal-CDP, lo que permitirá avanzar con el proceso de contratación.
En caso de no emitirse el CDP, se rechazará la solicitud de expedición del mismo; en consecuencia, la unidad u ordenador deberá adelantar la compra mediante convocatoria abreviada o pública.
- Sistema de control al cumplimiento del lineamiento institucional
Según los incisos cuarto y quinto del artículo 28 del Estatuto y Reglamento para la adquisición de bienes y servicios de la Universidad Industrial de Santander (Acuerdo del Consejo Superior n.° 079 de 2019) le corresponde a la División de Contratación de manera aleatoria ejercer control de los contratos celebrados bajo la modalidad de contratación directa en razón a la cuantía (menores a 100 smlmv) y a la Dirección de Evaluación y Control de Gestión realizar control interno administrativo a toda la gestión contractual institucional.
En concordancia con lo expuesto, las citadas dependencias en ejercicio de las responsabilidades enunciadas deberán corroborar el cumplimiento del lineamiento institucional asociado a la ordenación del gasto en el marco de la etapa preelectoral, definido en la Circular n.° 01 del 08 de junio de 2023 y lo dispuesto en la presente circular.
