Funcionarios de la Alcaldía de Bucaramanga visitaron la Dirección de Certificación y Gestión Documental de la Universidad Industrial de Santander con el propósito de conocer los procesos de gestión documental implementados por la Universidad.
En la jornada se explicó el proceso de implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos SGDEA, el cual constituye un proyecto institucional que incorpora las tecnologías de la información a la gestión archivística, de manera que las actividades de producción, gestión, conservación y consulta se realiza en entornos virtuales, aplicando estrategias de preservación a largo plazo.
Se destacaron aspectos fundamentales en la implementación del SGDEA en la UIS, como la decisión directiva, la documentación de los lineamientos técnicos, el trabajo articulado entre dependencias, las herramientas de software, la infraestructura tecnológica, la capacitación, asesoría y auditoría, enfatizando en la obligatoriedad de la aplicación de los principios e instrumentos archivísticos como las tablas de retención documental, los cuadros de clasificación documental y las tablas de control de acceso.
Los funcionarios asistentes de la Alcaldía fueron Yury Katherine Perilla Sierra, Sergio Armando Cáceres Mateus, Edwin Pizza Uribe, Claudia Lorena Gómez Sepúlveda y Albamar Rivera Acosta, del área de Gestión Documental, adscrita a la Secretaría Administrativa de la entidad.
Entre otros procesos tratados se destacan la documentación del proceso de gestión documental a través de sus instructivos, procedimientos y formatos, la operación de la ventanilla virtual, la consulta externa de documentación electrónica y los servicios de digitalización y consulta documental.
Como resultado de la jornada se establecieron líneas de trabajo que permitan la cooperación interinstitucional.