«Es necesario comprender a qué nos referimos con información y gestión de la información para poder comprender por qué esto nos sirve para tomar decisiones. Para ello es importante diferenciar entre datos, información y conocimiento. Los datos son simplemente reflejos de hechos y realidades que pueden ser cualitativos o cuantitativos; mientras que la información es darles sentido a esos datos de acuerdo con lo que representan». Esta fue una de las conclusiones de la profesora Aura Cecilia Pedraza Avella, ingeniera industrial, magíster y doctora en Economía, durante la sesión Cátedra Salud y Sociedad en torno a la temática de Gestión de la información para tomar decisiones. Ella se ha destacado en temas de emprendimiento y productividad empresarial, y es actualmente la directora de la Unidad de Información y Análisis Estadístico (UIAES) de la UIS.
Así mismo, la profesora Pedraza Avella precisó que «Esta información se transforma en conocimiento una vez empezamos a entender que esos datos ordenados y clasificados pueden tener un trasfondo que va más allá de lo tácito. Ahora, cuando ya manejamos por experiencia la información implícita y hemos desarrollado el conocimiento y la intuición, somos capaces de ver más allá de lo evidente desarrollando la sabiduría». Por ende, los datos son hechos que se extraen de la realidad pero que solamente van a cobrar significado cuando se convierten en información, para así ser utilizada en la toma de decisiones, no solo en la universidad sino en la vida diaria.
En correspondencia a lo anterior, la gestión de la información es el proceso de identificar, recopilar, almacenar, recuperar, eliminar y compartir información de manera eficiente y efectiva, de tal manera que permita tomar decisiones informadas, acertadas, rápidas y en el momento adecuado. Para demostrar esto, la profesora Pedraza Avella, por medio de una tabla de datos sobre información de estudiantes de la UIS, evidenció que esta comenzaba a cobrar sentido cuando los datos se organizaban, depuraban, interpretaban y añadían etiquetas; siendo así, por ejemplo, como la universidad con el promedio de estudiantes de primer semestre predice si se van a graduar oportunamente y a partir de esto analiza y toma decisiones frente al apoyo socioeconómico, académico, psicológico, cantidad de profesores por facultad, salones, permanencia, enfoque de políticas de bienestar estudiantil, entre otras.
Por consiguiente, gestionar la información en un contexto empresarial, académico o de la vida cotidiana nos permite tener los datos ordenados y asequibles para tomar decisiones, cumplir leyes, reglamentos, aumentar la productividad e intercambiar ideas con otros. Por ejemplo, si se tiene organizada la información sobre las cuentas bancarias, se pueden analizar los ingresos y egresos; si se organizan los documentos en una carpeta, se podrán entregar de manera rápida para aprovechar una oportunidad; si hace un seguimiento al calendario, probablemente no se dejarán pasar fechas importantes; si se va comprar un dispositivo y se busca información previa, no se va a depender del azar y se podrá comprar algo que cumple las expectativas. En términos de marketing, a las empresas les interesa la información de los consumidores, competidores, proveedores e intermediarios; para ello hacen uso de algoritmos e inteligencia artificial y así gestionan la información para hacer predicciones de gustos, búsquedas, georreferencias y preferencias del cliente.
Por otra parte, la profesora Pedraza Avella explicó que la toma de decisiones es un proceso sistemático de elegir entre alternativas, en donde se utiliza el pensamiento crítico, cooperación, capacidad de negociar y la información tácita, implícita o disponible para escoger el camino. Este proceso teóricamente va a tener una serie de etapas: reconocer el problema, analizar, considerar las metas, buscar alternativas, analizar los recursos disponibles, seleccionar una decisión, ponerla en marcha y evaluar los resultados. Probablemente en decisiones de la vida cotidiana no notamos esta serie de pasos, pero es porque el cerebro ya los realiza de forma automática de acuerdo con la experiencia. Sin embargo, en este proceso es fundamental evaluar los resultados.
Dice ella que hay decisiones que nos cuestan más que otras; elegir los zapatos para ir a la clase nos puede tomar 3 minutos, pero elegir los zapatos para una cita o un evento importante, probablemente tomará más tiempo y se hará un proceso más consciente. Además, existirán criterios específicos para tomar una decisión, tales como dependencia de las condiciones socioeconómicas para escoger la carrera a estudiar, el restaurante para comer, el destino para viajar, entre otros. Puntualmente en el sector salud, tener información sobre los pacientes (historia clínica, exámenes, medicamentos) permitirá tener una atención más personalizada, facilitando la gestión de las citas, los tratamientos adecuados, la calidad de la atención, el cumplimiento de las obligaciones y optimización de la gestión administrativa. Por ejemplo, para una atención domiciliaria, el hecho de tener georreferenciados a los pacientes le podrá ayudar a tomar decisiones de cómo organizar la ruta haciendo óptimo el proceso.
Hoy en día hablamos de la sociedad de la información y del conocimiento, ya que se puede acceder a la información de forma instantánea por el alcance de la tecnología. Si pensamos en la forma en que las sociedades han ido desarrollándose, vamos a identificar que en los diferentes periodos de la historia se ha dado valor a diferentes recursos. Por ejemplo, en la época prehistórica, lo más valioso para sobrevivir podría ser la fuerza; más adelante en la sociedad agropecuaria, se dio más valor a la tierra y habilidades para obtener alimento, posteriormente en la revolución industrial pasamos de ser una sociedad que dejó atrás la naturaleza para priorizar la industria e ingenio y luego en la sociedad monetaria el recurso fundamental fue el dinero para obtener los recursos necesarios. Ahora en la sociedad del conocimiento, todos los valores anteriores siguen teniendo mucho sentido, pero aquellos que manejan la información y logran transformarla en bienes y servicios que otros necesitan son los que están generando mayores riquezas (empresas de tecnología e innovación). Sin embargo, es importante tener en cuenta que no siempre la información se utiliza de forma positiva y a veces damos más información de la que deberíamos; por lo que ponemos en riesgo nuestra integridad. Una cosa es gestionar la información para tomar decisiones propias y otra es proveer información para que otros tomen decisiones resultando involucrados en situaciones inadecuadas.
Como conclusión, se podría afirmar que actualmente el activo más valioso es la información; por lo tanto, su gestión en la vida cotidiana requiere mecanismos y medios de recolección, almacenamiento, procesamiento, transmisión y eliminación, para así descubrir su potencial en el cumplimiento de propósitos, generación de conocimiento, toma de decisiones y camino al éxito. Acompañado de esto, se debe hacer consciente el proceso de toma de decisiones para tener resultados más deseados para la vida colectiva e individual, en donde probablemente no todo el mundo lleve el mismo orden para tomar una decisión, pero sí se deben evaluar sus resultados.