Estudiantes y profesores del programa de Archivística y Gestión de la Información Digital de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, de Bogotá, visitaron la Universidad Industrial de Santander, UIS, para conocer la implementación de la Política de Gestión Documental de la Dirección de Certificación y Gestión Documental.
Durante este encuentro, los 30 estudiantes profundizaron en la gestión de documentos electrónicos y el diseño de instrumentos archivísticos de planeación como el Plan Institucional de Archivos y el Programa de Gestión Documental.
En la visita pudieron conocer la metodología que ha empleado la Universidad para el diseño e implementación del Sistema de Gestión Documentos Electrónicos, SGDEA, el funcionamiento del Repositorio Institucional Electrónico y los diferentes proyectos de digitalización documental que se adelantan como los de historias laborales electrónicas, historias clínicas electrónicas, historias académicas, entre otros.
En el marco de la jornada académica, los estudiantes de la Universidad Distrital recibieron una charla sobre “Experiencia en implementación de SGDEA”, conocieron el funcionamiento del Repositorio Institucional, visitaron las instalaciones de la Dirección de Certificación y Gestión Documental en el tercer piso del edificio Administración 3 y los fondos documentales del Archivo Oral de Memoria de las Víctimas, Amovi.
Por su parte, Johan Fernando Hoyos Patiño, secretario General de la Universidad Francisco de Paula Santander (UFPS); Angie Liceth Criado Salazar, coordinadora de Atención al Ciudadano, y Beatriz Elena Camargo García, coordinadora de Gestión Documental, visitaron la Universidad para conocer los procesos de valoración documental, la gestión de la memoria documental institucional, la identificación de los activos de información, la gestión de los soportes especiales, y la identificación y gestión de las series documentales vitales.
En la jornada, la UIS compartió su experiencia en la gestión y conservación de su patrimonio documental en soporte físico y electrónico, y la descripción documental. Se intercambiaron experiencias en el diseño e implementación de la Política de Atención al Ciudadano en lo relacionado con accesibilidad y canales de atención, calidad en el servicio al ciudadano, gestión de PQRSD (Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias), y normativa y lineamientos institucionales.
